Introducción

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece las condiciones bajo las cuales Seguros Villegas, alianza estratégica conformada por: (i) Mauricio Villegas Salazar, identificado con C.C. 71.774.255, con domicilio principal en Medellín - Colombia; (ii) Seguros Villegas Ltda., identificada con NIT 901.026.910, con domicilio principal en Medellín - Colombia; (iii) Silvia Stella Piedrahita Naranjo, identificada con C.C. 42.967.634, con domicilio principal en Medellín - Colombia; actuando cada uno como responsable del tratamiento de datos personales (identificados, cada uno de forma individual, como "Seguros Villegas"), llevará a cabo el tratamiento de la información personal que le sea proporcionada por sus clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados y en general de todos sus grupos de interés.

Esta política ha sido diseñada de conformidad con lo establecido en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, así como con otras normativas relacionadas en Colombia, para garantizar la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales.

Definiciones

Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente política:

• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos.

• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

• Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato Público: dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.

• Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.

• Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

• Dato Sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales.

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

• Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios del Tratamiento de Datos Personales

Seguros Villegas se compromete a cumplir con los siguientes principios en el tratamiento de los datos personales:

• Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales se realizará de acuerdo con lo establecido en las leyes y regulaciones colombianas.

• Principio de finalidad: Los datos personales serán recolectados y tratados con fines legítimos, explícitos y determinados, informados al titular.

• Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales solo se llevará a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

• Principio de veracidad o calidad: Los datos personales deben ser verídicos, completos, exactos, actualizados y pertinentes para el fin que se pretenden tratar.

• Principio de transparencia: El titular de los datos tendrá conocimiento claro y suficiente sobre el tratamiento que se le da a sus datos personales.

• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos estará limitado a lo necesario para cumplir con las finalidades informadas y autorizadas por el titular.

• Principio de seguridad: Los datos personales serán tratados con las medidas de seguridad necesarias para protegerlos frente a riesgos de pérdida, acceso no autorizado o uso indebido.

• Principio de confidencialidad: Los datos personales serán manejados de manera confidencial, y no se revelarán a terceros sin la autorización del titular, salvo en los casos establecidos por la ley.

Finalidades del Tratamiento

Seguros Villegas podrá tratar los datos personales con las siguientes finalidades:

• Cumplir con los compromisos contractuales derivados de la relación con clientes, colaboradores y proveedores.

• Procesar y administrar pólizas de seguros.

• Realizar cobros, pagos y reembolsos relacionados con los servicios contratados.

• Atender reclamaciones, siniestros y otros trámites relacionados con los servicios contratados.

• Enviar información relevante sobre productos y servicios relacionados con la actividad económica de Seguros Villegas.

• Gestionar, administrar y prestar servicios relacionados con la relación comercial.

• Cumplir con las obligaciones legales, tributarias, de seguridad social y demás normativas aplicables.

• Cualquier otra finalidad que se le haya informado al titular y que sea compatible con la relación comercial, laboral o contractual que tenga el titular con Seguros Villegas.

Derechos de los Titulares de los Datos Personales

Los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

• Acceder a sus datos personales: El titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos que estén en poder de la Empresa.

• Solicitar la rectificación de sus datos: El titular puede solicitar la corrección de datos que estén incompletos o sean inexactos.

• Solicitar la supresión de sus datos: El titular puede solicitar que sus datos sean suprimidos cuando considere que no están siendo tratados conforme a la ley.

• Revocar el consentimiento: El titular puede revocar su consentimiento para el tratamiento de datos en cualquier momento.

• Oponerse al tratamiento: El titular puede oponerse al tratamiento de sus datos personales por razones legítimas.

En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:

• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

• Por estipulación a favor de otro o para otro.

• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Duración del tratamiento de datos personales

Los datos personales estarán sujetos a tratamiento realizado por Seguros Villegas durante el termino contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley.

Deberes del Responsable

Seguros Villegas como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se compromete a:

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de ésta.

• Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.

• Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

• Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.

• Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.

• Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Procedimiento para el Ejercicio de Derechos por parte del titular

El titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos mediante una solicitud escrita dirigida a nombre de Seguros Villegas a través del correo electrónico servicioalcliente@segurosvillegas.com.co o el teléfono (604)444 52 28, indicando claramente la solicitud, su identificación, los datos personales involucrados, y la acción solicitada (acceso, rectificación, supresión entre otros). 

Seguridad de los Datos Personales

La Empresa adoptará las medidas técnicas, organizacionales y legales necesarias para garantizar la protección de los datos personales frente a su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Modificaciones a la Política de tratamiento de datos personales

Esta política puede ser modificada en cualquier momento para ajustarse a nuevas prácticas, así como a cambios legislativos o jurisprudenciales en la materia. Las actualizaciones serán comunicadas a los titulares de la información a través del medio que se considere adecuado, indicando la fecha de vigencia de la modificación o actualización correspondiente, según corresponda.

Vigencia y Actualización de la Política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación.

Cuadro de Modificaciones